KELLY OFFICE recherche pour un de ses clients un/une secrétaire de direction.

Le / la titulaire s'acquittera de toutes ces tâches suivantes dans une mesure différente :

Être le premier point de contact pour toutes les demandes adressées à la Direction de la gestion des ressources humaines.

Effectuer des tâches de secrétariat et fournir une assistance administrative à la hiérarchie en assurant la préparation et l'administration efficaces de la correspondance et de la documentation nécessaires au travail quotidien du DRH. Cela comprend la responsabilité de l'ordre du jour du DRH

Assurer le suivi de tous les courriers entrants et sortants au niveau de la direction de la GRH

Responsable de la réception, de l'enregistrement, du traitement et de la diffusion des informations reçues concernant les projets et décisions du DRH et de mener les actions de suivi appropriées.

Faire le suivi et garder une trace de tous les systèmes de contrôle des documents, en s'assurant que le Cabinet est régulièrement tenu informé.

S'assurer que toute la correspondance préparée au sein de la Direction de la GRH avant sa soumission au DRH est correcte : suivi et respect des délais, revue des points de vue linguistiques, de format, de présentation et d'orthographe.

Préparer et fournir des suivis et rapports réguliers sur des projets / dossiers / missions / activités spécifiques au sein de la direction de la gestion des ressources humaines. Cela comprend la préparation du rapport bimensuel pour la Direction de la gestion des ressources humaines.

Créer et suivre tous les bons de commande de la Direction de la Gestion des Ressources Humaines ainsi que le suivi budgétaire de la Direction et du budget des activités sociales des Bureaux Régionaux.

Prise de notes confidentielles et officielles lors des réunions avec publication sur le tableau de bord et message à l'ensemble du personnel concernant les procès-verbaux et documents correspondants déposés. Informer les membres de toutes les MAJ / événements / informations sensibles nécessaires entre les sessions. Rencontrer le personnel lors des visites d'inspection avec le comité d'hygiène et de sécurité.

Responsable des mises à jour des pages du tableau de bord des ressources humaines.

Certaines des exigences :

Baccalauréat, idéalement en gestion des ressources humaines, en secrétariat ou en administration des affaires.
Minimum de trois ans d'expérience en tant que secrétaire de direction
Expérience de travail dans des organisations internationales et des environnements multiculturels
Maîtrise de l'anglais et du français. Une excellente maîtrise de l'anglais est requise.
Utilisateur avancé de MS Office (Word, Excel, Power Point)
Expérience de la rédaction de documents administratifs, en particulier en anglais, y compris des mémorandums, des contributions et des lettres, à un degré qui ne nécessite aucune révision supplémentaire.

Capacités / aptitudes requises :